4.1     数据录入

通过前两章节的讲解,系统以及数据库相应的基本设置已经完成,现在可以进行数据录入了。数据录入就是基础数据的采集,是数据管理最基本的工作。

SBK2000 7 系统是一款网络版系统,数据的录入由各级部门资产管理员在网上登录系统完成,如果录入的数据库设置了主副表关系,那么基础数据只能录入到临时表,再由该数据库的归口管理部门人员进行审核,审核通过后数据进入该数据库的主表中。

以‘设备表’为例具体讲解如何在SBK2000 7 中进行数据录入,选择‘设备管理’—‘设备登记’—‘设备入账’,进入数据录入页面,如图4-2

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标准字段填写格式:

1.录入人及录入时间:为系统自动识别生成,不可修改,其来源 为目前录入数据的用户名和当前的系统时间。

2.设备编号:在‘临时表’中设置其长度为11个字节(在‘临时表’中为了保证多个用户在同时录入时不发生编号重复,故临时表中设备编号为系统自动生成,其组成为:3位‘使用单位’代码+8位系统自动编号,当‘临时表’中数据经资产审核部门审核通过后进入‘主表’时,系统会为其重新按照主表中的编号顺次编制,以保证‘主表’中无‘设备编号’字段重复问题 ),为学校内部使用的编号,在本校内具有唯一性,不能为空,本系统中的“设备编号”由系统自动生成 。

3.分类号:指对设备进行统一分类的编码,若无对应编码,填上一级编码,编码末位填“00”补齐8位。填写明确的分类号后,单击‘关联相关表’,在弹出的提示框中,选中分类号对应的设备名称,双击鼠标左键,在‘设备名称’中出现对应仪器设备名称。

4.设备名称:填写采购的设备名称,为了方便用户查找设备对应的分类号,在本系统中设置了相关表功能,用户只需填写该设备的通用名称(注意:最好填写设备的部分主要名称进行模糊查询),如“微型电子计算机”,用户只需填写其通用名称“计算机”,然后单击工具栏的‘关联相关表’,即可弹出提示框,选定相应的分类号,双击鼠标的左键,选定的选项数据分别填入‘分类号’及‘设备名称’输入框中。

5.型号:是描述仪器设备性能的重要内容之一。按仪器设备标牌或说明书标示填写,型号不清的仪器设备,经学校管理部门核实后,填“*”,超出字段长度应截取主要部分填写。

6.规格:指仪器设备的规格和主要技术指标。规格不清的仪器设备,经学校管理部门核实后,填“*”,超出字段长度应截取主要部分填写。

7.仪器来源:按代码填写:1.购置;2.捐赠:指自然人、法人或者其它组织自愿无偿向学校捐赠的仪器设备;3.自制:主要部分是自行设计、加工、制造的仪器设备;4.校外调入:除前三项外的其他来源。在本系统中,“仪器来源”项也设置了对照表方便用户直接选择。

8.国别:指仪器设备具体的生产国家代码,以产品标牌标示的产地为准,国别码不清的填“000”。同样的“国别码”一项在本系统中也设置了对照表用户方便录入。

9.购置日期:6位字符,格式为前四位年份,后两位月份,如‘200901’。

10.生产厂家:购置设备的生成厂家。

11.出厂日期:购置设备的出厂日期,填写的格式可以自己定义。

12.出厂编号:指设备标牌(说明书)上注明的设备的出厂编号。当录入的数量大于1,需要每台设备分别录入‘出厂编号’的时候,有两种方式输入:

1)可在‘出厂编号’输入框中先录入一个编号,再单击‘批量出厂编号’按钮,在出现的出厂编号表框中,系统将先前录入的出厂编号复制出填写的数量个数,可再对其修改;

2)或者直接单击‘批量出厂编号’,在弹出的出厂编号输入框中输入每台设备的出厂编号,每个出厂编号之间用‘|’隔开。注意:出厂编号的个数必须与数量个数匹配,才能提交成功,否则系统给予提示。

13.单价:指仪器设备主件的价格。以“元”为单位,保留两位小数。

14.单台附件总额:购置单台主件时配置的所有附件的总金额。以“元”为单位,保留两位小数。

15.附件数量:购置单台主件时配置的所有附件的数量。

16.数量:填写该批入账的同种设备的数量(主件数量)。

17.总金额:该批入账设备的总金额,包含设备的主件及附件金额,本系统中主件金额保存后自动计算,无需手填。

18.使用单位:指仪器设备所在院系的名称(或者行政单位名称)。普通用户只能录入本单位的资产信息,系统自动填写为用户的所在单位,无需选择。

19.科室:选定了设备的使用单位(院系),科室只需选择该院系下的各个实验中心或者科室,行政单位暂时没有设置科室,可为空。

20.管理人:指仪器设备的保管人。

21.使用方向:指仪器设备的使用性质,包含教学、科研、行政、生活与后勤、生产、技术与开发、社会服务。

22.现状:指仪器设备使用的状态。在本系统中“现状码”一项也是设置了对照表可以直接选择填写的。

其余的信息字段根据各个学校的规定自行填写,填写完毕后单击“保存”,弹出“添加信息成功”的提示框,提示该(批)设备信息已成功添加进“设备临时表”了,可再接着输入下一批的设备信息,提交的到临时表的数据需等待资产管理部门人员审核,才能进入主表。

复制上条数据:如果接着再输入的设备信息,跟上条数据信息类似,只是有个别的信息不同的话,可使用该工具。单击‘复制上条数据’按钮,此时除了设备编号会自动递增,其他所有数据都和上条记录一致,可在此基础上修改部分数据,再提交保存,可提高数据录入的效率。注意:提交数据以后,如切换到其他的功能模块,即离开‘数据录入’的页面后,‘复制上条数据’的功能就失效了。

 

增值附件表录入:

    选择‘设备管理设备登记设备附件入账’,填写附件相关信息,录入的方式与设备信息录入的方式一样,附件编号系统自动增加填写,其中“所属设备编号”“单价”是必填项,提交保存。输入了“所属设备编号”后,系统会自动判断该设备是否已经报废或存在,如果不存在或者报废都不能再添加附件。

    附件数据录入后,需等待资产管理部门审核,审核通过系统将自动将附件金额累计加入到所属设备的附件金额中,并增值设备的总金额。

 

价值变更表录入:

    选择‘设备管理设备登记价值变更申请’,填写主件价值变更的信息,录入的方式与设备信息录入的方式一样,变更表编号系统自动增加填写,填写了“设备编号”后单击‘影射关系绑定’,该设备的基本信息会自动显示,再填写主件的增值或者减值金额,以及变更时间、原因、内容等信息,提交保存。

    价值变更信息录入后,需等待资产管理部门审核,审核通过系统将自动将变更的金额反应到主表中所属设备的单价中,同时变更设备的总金额。

 

 

 

  相关主题

    

        4.2 数据查询

        4.3 资产审核及附件审核

        4.4 财务审核

        4.5 修改、删除数据

        4.6 资产调拨报废及审核

        4.7 资产价值变更及审核

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